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Jean Bruneau

La gestion automatisée des événements : sauver temps et argent

Pour toute organisation, faire face à certains événements problématiques tels un passé-proche, un accident nécessitant les premiers soins ou un incident du travail est inévitable, tout comme la gestion d’incidents environnementaux. Lorsque vous serez dans une telle situation, aussi éprouvante soit-elle et une fois la gestion de la crise passée, vous devrez préparer la documentation requise à l’interne ainsi que celle pour les autorités locales. Si la tâche peut sembler lourde sur le moment, il est tout de même possible de s’en tirer efficacement grâce à une gestion automatisée, vous permettant de sauver non seulement une quantité non négligeable de temps, mais aussi de l’argent. Que comprend une bonne gestion des événements ?

Déclaration d’un événement

Une déclaration d’événement se fait normalement à partir des formulaires officiels de l’organisation. Il faudra d’abord remplir le registre des premiers soins, puis compléter les premières sections du rapport d’accident afin de décrire l’épisode le plus précisément possible.

L’enquête et l’analyse de l’événement

Une fois l’incident passé, vous devrez ensuite mettre sur pied une enquête afin de déterminer les causes, puis analyser ces données et, enfin, mettre en place des recommandations et des actions correctives.

La gestion de documents

Si votre entreprise fonctionne encore sans logiciel automatisé, vous avez donc un résumé de l’événement ainsi que les données collectées lors de l’enquête dans un document Word, à titre de rapport interne d’événement. Vous devez ensuite mettre les informations dans des documents Excel afin de produire le registre des accidents et les statistiques.

Du côté externe de l’organisation, vous devrez également produire des rapports aux autorités locales dans les formats réglementés.

Vous voilà donc aux prises avec plusieurs types de documents Word, Excel en plus des documents réglementés. Pour le même événement, vous avez maintenant plusieurs documents liés à la même problématique qui circulent et qui devront être imprimés, puis classés. Les chances de perdre ces informations sont plus que grandes. Découragé ? Imaginez maintenant le même exercice répété à maintes reprises dans une année, l’énergie, le temps et l’argent que cela demande. Et, vous n’avez pas encore mis en place les recommandations et les mesures correctives afin de vous assurer que l’événement ne se reproduise plus.

La gestion automatisée

Avec l’arrivée sur le marché de nouvelles technologies, la gestion des événements semble heureusement être appelée à évoluer. Avec les informations entrées en temps réel à partir d’un cellulaire qui permettent une rapidité d’action incroyable et une efficacité optimisée, les rapports internes et externes envoyés automatiquement aux autorités locales et les statistiques qui se compilent par elles-mêmes, le tout sur le même logiciel, plus rien n’est énergivore. L’économie de temps, loin d’être négligeable, jouera plutôt un rôle dans l’optimisation des tâches de vos employés. Moins de paperasse, plus de temps pour des projets intéressants et nécessaires.

La gestion des « workflows » (flux de travaux)

Configurez et préparez vos « workflows » d’information afin de mettre en place une gestion optimale des données sans silo de l’information, permettant d’accélérer le processus d’approbation requis à chaque étape de la gestion des événements.

Les notifications et les rappels

Grâce à une gestion intelligente, vous pourrez également configurer des notifications et des rappels automatisés. Vos collaborateurs et leurs supérieurs seront avisés en temps réel des actions à accomplir et des rappels seront faits lorsque les délais tireront à leur fin et/ou s’ils ont été dépassés. Vous pourrez enfin dire au revoir aux retards causés par des oublis qui sont, avouons-le, bien humains.

Choisir un logiciel adapté à vos besoins

Lorsque vous serez à l’étape d’achat, gardez en tête certains aspects incontournables pour trouver le logiciel parfait pour votre organisation. Si de nombreuses caractéristiques peuvent parfois attirer votre intérêt, voici les trois points centraux à considérer pour un choix adapté à vos besoins.

1. Facile à utiliser

Envie de vous offrir le dernier logiciel de l’année dont la technologie vous donne le tournis ? Rappelez-vous que ce logiciel sera utilisé par plusieurs personnes de l’entreprise. Il doit être avant tout axé sur l’utilisateur (vous et vos employés) et posséder une interface facile à utiliser et à comprendre. Vos travailleurs vous en remercieront !

2. Adaptable à l’organisation

Bien que parfois similaires, toutes les entreprises ont des besoins et des situations propres à leurs domaines d’activités, nécessitant des services particuliers. Lors du choix de votre logiciel, assurez-vous d’acheter un programme qui s’adapte et peut se moduler au gré des changements et des exigences de votre compagnie. Si votre logiciel est trop rigide, vous aurez un service générique qui ne permettra pas une gestion efficace de vos événements.

3. Interaction entre les modules de gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité

Comme mentionné précédemment, votre logiciel doit absolument s’adapter aux particularités de votre entreprise. L’un de ces besoins propres à la gestion d’événements SSE est l’interaction impeccable entre les divers secteurs. Votre logiciel devra jumeler les données liées à l’environnement à celles du secteur de la santé et celles du secteur de la sécurité pour une gestion optimisée et une solution technologique globale.

En conclusion

Si la gestion de vos événements se fait dans un mode écriture, réécriture et copier-coller, il pourrait s’agir d’un bon moment pour évaluer la possibilité d’automatiser ces processus pour vous permettre de sauver du temps et des coûts précieux.