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Jean Bruneau

Démystifier les mesures préventives et correctives (CAPA)

Acronyme anglais, CAPA signifie « corrective action/preventive action », c’est à dire en bon français, mesures préventives et correctives. Ce concept, mis en place afin d’améliorer les processus organisationnels et d’éliminer les non-conformités pouvant causer des incidents, trouve naturellement son utilité dans toute compagnie souhaitant optimiser les procédés de gestion en toute sécurité et légalité.  

La CAPA prend, entre autres, place en réponse aux analyses et aux enquêtes effectuées à la suite d’un accident ou au contraire, pour les éviter suite à un audit particulièrement révélateur. En effet, les entreprises doivent se poser plusieurs questions. Dans le cas d’une situation problématique, la compagnie sera-t-elle en mesure d’appliquer des procédures pour corriger l’événement en cause ? En combien de temps ? Quelles seront les ressources impliquées ? Quelles mesures devront être déployées pour éviter un incident similaire ? Voilà où les mesures correctives et préventives entrent en jeu. Il s’agit de planifier une série d’actions afin de régulariser et de respecter les normes et les lois pour éliminer les erreurs de performance. À long terme, ces outils servent à l’évaluation de délais lors de la mise en place d’une action corrective, à l’analyse des efforts requis au niveau du temps et de l’argent ainsi qu’à la détermination de l’efficacité des mesures correctives. 

Les divers cas requérants une CAPA peuvent être aussi dramatiques qu’un accident en milieu de travail ou tout simplement concerner des plaintes de clients, réalité de toute entreprise. Plutôt que de voir la CAPA comme une solution permettant d’éviter une répétition de problème, il faut plutôt l’imaginer comme un processus complet pour identifier les racines exactes ayant causé le problème à la base. Une fois la CAPA élaborée, il faudra s’assurer de la flexibilité du processus en soi, car, selon les audits conduits pour s’assurer de son efficacité, votre entreprise pourrait être obligée de réviser entièrement le plan de prévention et de correction. 

Gérer efficacement une CAPA 

Comme toute mesure au sein d’une entreprise, les CAPA nécessitent une centralisation de l’information. Il faut s’assurer de prioriser les actions qui seront appliquées en premier lieu, évaluer le temps accordé à chaque cas et, bien entendu, estimer le budget et la gestion de l’information. Voici quelques aspects à considérer afin de gérer efficacement votre prochaine CAPA.  

La gestion automatisée 

Avec l’arrivée sur le marché des prochains outils technologiques, la gestion des CAPA va de l’avant dans la modernité. Grâce aux nouveaux logiciels de gestion, les données sont entrées dans le système en temps réel, sur ordinateur comme sur mobile. Les rapports internes et externes pour les autorités locales sont maintenant automatisés et on observe enfin une meilleure compréhension et une compilation en ligne des statistiques. Ces nouvelles fonctions permettent à vos équipes d’économiser temps et énergie sur la gestion afin de se concentrer sur la production. 

La gestion des « workflows » (flux de travaux) 

Il est possible de configurer votre logiciel afin de préparer des « workflows » d’information. Cela vous donnera la chance de mettre l’accent sur une circulation optimale de l’information et des approbations requises à chacune des étapes de la gestion des CAPA, sans créer de silo inutile. Vous pourrez enfin centraliser vos données sans peur de les égarer. 

Les « scorecards » personnalisés 

Vous pouvez maintenant évaluer efficacement tout effort requis à la mise en place de CAPA. Des délais d’implantation jusqu’aux actions requises pour l’installation, en plus de l’efficacité de vos mesures correctives, vous pourrez analyser d’un point de vue statistique la réussite de vos prochaines activités rectificatives.  

Les notifications et les rappels 

Grâce à une gestion automatisée de vos CAPA, vous aurez la possibilité de gérer en ligne vos notifications et vos rappels pour tous les membres de votre équipe et vous-même. Toute personne travaillant sur les projets sera avisée en temps réel des prochaines actions à mettre en place. Vos employés oublient parfois leurs tâches ? Vous pouvez maintenant automatiser les rappels lorsque les délais approchent ainsi que lorsqu’ils sont dépassés.

Choisir un logiciel adapté à vos besoins 

Lorsque votre organisation sera fin prête à se lancer dans l’optimisation et l’automatisation de vos CAPA, vous devrez choisir un logiciel pertinent et adapté à vos besoins. N’hésitez pas à consulter notre article sur la gestion des événements pour vous aider à trouver l’outil technologique qui répondra à toutes vos demandes.  

En conclusion  

La gestion des CAPA peut sembler complexe avec des outils informatiques de base. Toutefois, dans le cadre de l’utilisation de moyens électroniques et automatisés, le suivi des CAPA devient une solution performante pour améliorer l’environnement, la santé et la sécurité.