Analyser les incidents pour une saine gestion de votre organisation

La gestion d’incidents pour un gestionnaire en santé, sécurité et environnement (SSE) comporte plusieurs volets, dont les aspects importants de la conformité, les coûts et la diligence raisonnable. 

En effet, dans le rôle qui vous a été confié, vous devez vous assurer que votre organisation respecte les lois et les règlements en matière de déclaration d’incidents. De plus, vous devez compiler, analyser et contrôler les coûts reliés à la gestion des incidents. Enfin, l’organisation vous demande de faire tout en votre pouvoir pour maintenir tous les moyens de défense afin d’assurer une diligence raisonnable. 

1. Déclaration d’incidents  : respecter les lois et les règlements

Tant du point de vue de la santé et de la sécurité que de l’environnement, les organisations doivent respecter les lois et les règlements en matière de déclaration d’incidents. Votre organisation doit connaître les autorités à qui déclarer les incidents et aussi compléter les rapports requis dans les délais prescrits. 

Plus votre organisation est étendue géographiquement, plus complexe peut être la tâche, principalement si vous devez assurer une veille légale et règlementaire. Dans ce cas-ci, les autorités changent, les rapports se multiplient et les délais varient. Sans oublier que, dans certains pays, en plus des législations nationales, vous devez vous conformer aux législations régionales et locales. 

Bien entendu, les rapports sont spécifiques au domaine. Il y a ceux en santé et sécurité et ceux en environnement. 

Bref, le respect des lois et des règlements demande un suivi constant, des outils appropriés et une équipe alerte. 

2. Les coûts liés à la gestion des incidents

Les coûts en lien avec la gestion des incidents se retrouvent principalement dans le temps que mettent vos équipes à faire la bonne gestion des incidents. 

Il y a beaucoup de temps en jeu dans la gestion des incidents pour : 

• Déclarer les incidents 
• Recueillir les faits 
• Les enquêter et les analyser 
• Mettre en place les actions correctives et préventives 
• Diffuser les leçons apprises. 

Dans chaque organisation, qu’elle soit publique, privée et de n’importe quel secteur d’activité, le temps est un facteur clé. Mais en termes de gestion des incidents, il est bien souvent nécessaire de prendre le temps de passer à travers toutes les étapes mentionnées ci-haut si vous voulez connaître l’ampleur réelle des failles dans vos processus et vos procédures. Vous réussirez ainsi à être plus efficace dans vos processus, à éviter que d’autres incidents ne surviennent et donc, à gagner du temps.  

En tant que gestionnaire SSE, vous devez également mettre du temps sur différentes tâches qui représentent un coût pour votre organisation, telles que :  

• Rédiger les rapports, les corriger et les faire valider  
• Bâtir les statistiques et les tableaux de bord. 

Plus l’entreprise est grande et plus la tâche peut être compliquée pour compiler et analyser les coûts. 

Aujourd’hui, avec les logiciels de gestion, il est possible d’automatiser ces processus afin de réduire le temps et les risques d’erreurs et de vous permettre de mettre vos efforts sur d’autres dossiers d’importance.  

Les indicateurs clés de performance (KPI) en gestion d’incidents 

Comme mentionné précédemment, votre rôle de gestionnaire en SSE vous demande certainement de fournir des indicateurs de performance en santé, sécurité et environnement. Ceux-ci touchent bien souvent de près ou de loin la gestion des incidents. Voici quelques indicateurs importants à mettre en place pour être en mesure de bien évaluer l’état de santé de votre programme :  

• Le nombre d’incidents 
• Le taux de fréquence 
• Le nombre de jours d’absence  
• Le taux de gravité des incidents 
• L’indice de gravité 
• Le pourcentage d’incidents enquêtés 
• Et la durée des enquêtes. 

En suivant ces données, vous serez en mesure de voir où ce sera plus « payant » de mettre du temps pour améliorer vos performances en gestion d’incidents. Encore une fois, l’utilisation d’un logiciel peut vous permettre de sortir ces données en quelques clics.  

3. La diligence raisonnable

Vous avez fait du respect de lois et des règlements une priorité, vous gérez vos coûts dans les règles de l’art, vous avez des programmes de prévention, de la formation, des équipements et produits sécuritaires, mais malgré tout cela, vous pouvez faire face à un incident grave tels un décès ou un déversement majeur. 

La défense de diligence raisonnable 

L’organisation pourrait être poursuivie pour négligence criminelle. Dans ce cas, elle pourrait invoquer un ou des moyens de défense fondés sur la diligence raisonnable. 

La jurisprudence relative aux infractions aux lois en matière de santé et de sécurité permet de dégager trois éléments essentiels à cette défense, soit la prévoyance, l’efficacité et l’autorité. En tant que gestionnaires SSE, vous avez la responsabilité de fournir les outils nécessaires pour faciliter cette défense. 

La liste des obligations d’un employeur 

• L’employeur a l’obligation d’identifier les risques et de prendre les mesures appropriées pour les éliminer. 
• Il ne peut pas ignorer les risques. L’ignorance n’est pas une défense. Il doit émettre des directives pour s’assurer que les risques qu’il a identifiés ne se produisent pas. Il doit superviser de façon adéquate l’accomplissement du travail. 
• L’employeur a également l’obligation d’être efficace dans la gestion des dossiers de santé et de sécurité. Il ne doit pas seulement émettre des directives, il doit fournir les outils nécessaires à l’accomplissement du travail. Il doit s’assurer que les équipements sont en bon état, ce qui comprend leur entretien. 
• Finalement, l’employeur doit exercer son droit de gérance avec autorité, ne tolérer aucun manquement aux règles de sécurité et ne pas hésiter à imposer des sanctions.

En conclusion

Votre rôle de gestionnaire ne s’arrête pas à s’assurer que votre équipe en santé, sécurité et environnement fait une gestion efficace des incidents qui surviennent dans votre organisation. Vous devez également assurer une conformité constante aux normes et aux lois, faire une gestion serrée des coûts et fournir une diligence raisonnable à votre organisation. 

L’utilisation d’un système informatisé vous aide dans chacune des étapes de ce processus, entre autres par l’accélération du processus de gestion d’un incident, le maintien des données, l’accélération de la communication entre les paliers de l’organisation et la création facile et rapide de tableaux de bord qui aident à la prise de décision. 

Contactez l’équipe d’experts CONFORMiT pour plus d’informations sur la gestion des incidents ou pour une évaluation de votre situation actuelle en matière de gestion des incidents.