L’utilisation de feuilles de calcul pour g\u00e9rer vos probl\u00e8mes de SST n’est peut-\u00eatre pas aussi \u00e9conomique et simple que vous le pensez.\u00a0<\/span><\/span><\/span><\/p>\n Les feuilles de calcul peuvent \u00eatre un excellent outil de travail. Elles sont peu co\u00fbteuses, faciles \u00e0 apprendre et disposent d’une abondance de formules et de fonctions que vous pouvez mettre en \u0153uvre. Mieux encore, vous pouvez concevoir et personnaliser ces fichiers pour les adapter \u00e0 votre besoin, telle que la gestion SSE. \u00c0 mesure que votre maturit\u00e9 gestion de la SSE progresse ou que votre entreprise se d\u00e9veloppe, ces fameux fichiers Excel ou Google Sheets le font aussi… jusqu’\u00e0 un certain point. Mais quand peut-on d\u00e9terminer qu\u2019une feuille de calcul passe du statut d’atout \u00e0 celui de risque?\u00a0<\/span><\/p>\n Examinons les 5 principaux pi\u00e8ges de l’utilisation\u00a0des\u00a0fichiers\u00a0Excel lorsqu’ils sont utilis\u00e9es pour des applications\u00a0en gestion de la sant\u00e9 s\u00e9curit\u00e9 et de l\u2019environnement\u00a0:\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Tout doit \u00eatre saisi manuellement dans\u00a0ces fichiers. Leur capacit\u00e9 \u00e0 stocker et \u00e0 manipuler d’\u00e9normes quantit\u00e9s de donn\u00e9es remplace une grande partie de la paperasse, mais ils ne peuvent pas remplacer les formulaires ou les rapports. Cela signifie que les formulaires et les autorisations doivent toujours \u00eatre remplis et d\u00e9plac\u00e9s manuellement d’un endroit \u00e0 l’autre.\u202f\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Il s’agit d’un probl\u00e8me majeur. Plus la feuille de calcul est\u00a0complexe, plus le risque d’erreur est \u00e9lev\u00e9. Plus le nombre de personnes utilisant la feuille de calcul est \u00e9lev\u00e9, plus le risque d’erreur est grand. \u00c0 mesure qu’une feuille de calcul grandit et \u00e9volue, on a tendance \u00e0 cr\u00e9er des feuilles de calcul s\u00e9par\u00e9es avec des cellules de connexion. Or, toute modification de la\u00a0structure des donn\u00e9es\u00a0peut avoir un effet n\u00e9gatif sur les\u00a0interconnexions entre les\u00a0feuilles de calcul.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Toute erreur d\u00e9couverte\u00a0peut \u00eatre difficile \u00e0 r\u00e9soudre. Il n’y a pas beaucoup d’outils pour\u00a0trouver\u00a0la source de ces erreurs.\u202f\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0Il est\u00a0toujours\u00a0pr\u00e9f\u00e9rable que le fichier soit utilis\u00e9 par une seule personne, ce qui devient finalement un obstacle majeur \u00e0 leur p\u00e9rennit\u00e9 dans votre organisation.\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0Vous pouvez avoir plusieurs utilisateurs dans\u00a0un fichier Excel, mais \u00e0 moins que les cellules ne soient verrouill\u00e9es, leurs valeurs peuvent \u00eatre modifi\u00e9es par n’importe qui. En g\u00e9n\u00e9ral, le concepteur, est la personne\u00a0la\u00a0mieux positionn\u00e9e\u00a0pour l’utiliser\u00a0et la\u00a0faire \u00e9voluer.\u00a0Cependant, lorsque la port\u00e9e des processus n\u00e9cessite l\u2019implication de plusieurs personnes, cette solution n\u2019est plus viable.\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0Il est possible de\u00a0configurer\u00a0ces\u00a0chiffriers\u00a0pour qu\u2019on puisse ultimement conna\u00eetre\u00a0le nom et les heures auxquelles\u00a0les employ\u00e9s\u00a0saisissent\u00a0des informations. Cela permet\u00a0de suivre l\u2019entr\u00e9e\u00a0des donn\u00e9es, mais\u00a0c\u2019est loin d\u2019\u00eatre id\u00e9al.\u00a0(Voir Erreur humaine ci-dessus.)\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0Par exemple, vous pouvez structurer les \u00e9tapes qui doivent \u00eatre suivies et compl\u00e9t\u00e9es avant de passer \u00e0 l’\u00e9tape suivante, jusqu’\u00e0 ce qu’une t\u00e2che soit approuv\u00e9e. Les feuilles de calcul peuvent comporter des \u00e9tapes structur\u00e9es, mais une personne n’est pas oblig\u00e9e de suivre ces \u00e9tapes de mani\u00e8re s\u00e9quentielle, voire\u00a0pas du tout.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Les tableurs ne peuvent pas mettre automatiquement \u00e0 jour les derni\u00e8res r\u00e9glementations ou les derniers formulaires gouvernementaux. Il n’y a pas de tableaux de bord pour des vues d’ensemble ou des rapports instantan\u00e9s. Chaque rapport ou formulaire qui doit \u00eatre cr\u00e9\u00e9 pour la direction est fait manuellement, ce qui prend beaucoup de temps.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Vous pouvez partager des donn\u00e9es en temps r\u00e9el, mais les seuls r\u00e9sum\u00e9s qui peuvent \u00eatre cr\u00e9\u00e9s rapidement sont des graphiques.\u202f\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n S’il y a plus d’un utilisateur, il peut devenir difficile de garantir l’authenticit\u00e9 des donn\u00e9es. Les feuilles de calcul peuvent \u00eatre \u00e9cras\u00e9es par quiconque y a acc\u00e8s. Il n’y a pas de s\u00e9curit\u00e9\u00a0sur les donn\u00e9es. Si vous avez le mot de passe ou si vous \u00eates autoris\u00e9 \u00e0 ouvrir et \u00e0 modifier le logiciel, rien ne vous emp\u00eache de faire toutes les modifications que vous voulez.\u202f\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0Il peut aussi y avoir plusieurs fichiers enregistr\u00e9s \u00e0 diff\u00e9rents endroits, chacun \u00e9tant tr\u00e8s similaire. Comment savoir quel est le fichier le plus \u00e0 jour ?\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0Cela peut \u00eatre un probl\u00e8me important dans\u00a0le contexte de la\u00a0SSE\u00a0o\u00f9 il pourrait y avoir un risque d’amendes ou de p\u00e9nalit\u00e9s. Les feuilles de calcul ne permettent pas d’\u00e9tablir des\u00a0preuves. Vous aurez toujours besoin de documents d’accompagnement sign\u00e9s et autoris\u00e9s afin de prouver la bonne conduite de l’\u00e9quipe\u00a0SSE\u00a0et des autres employ\u00e9s.\u202f\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Je n’\u00e9crirais pas un article sur tous les probl\u00e8mes li\u00e9s aux feuilles de calcul si je n’avais pas de solution.\u00a0CONFORMiT\u00a0permet de\u00a0rem\u00e9dier aux limites des tableurs dans la gestion de la\u00a0SSE.\u00a0Ce logiciel a fait ses preuves dans de nombreuses entreprises qui doivent\u00a0g\u00e9rer des risques et\u00a0s’occuper de la\u00a0sant\u00e9 et de la\u00a0s\u00e9curit\u00e9 de leurs employ\u00e9s.\u00a0C\u2019est un logiciel SaaS qui est cr\u00e9\u00e9 par des experts\u00a0en SSE\u00a0et\u00a0est\u00a0ainsi\u00a0sp\u00e9cifiquement con\u00e7u pour la gestion SSE.\u00a0<\/span><\/p>\n Outre les nombreux avantages qu’un logiciel SSE\u00a0peut offrir, son utilisation peut s’av\u00e9rer moins co\u00fbteuse que celle d’un tableur.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Un logiciel EHS peut-il r\u00e9ellement \u00eatre moins cher que votre feuille de calcul interne ?\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n La meilleure fa\u00e7on de savoir si vos feuilles de calcul vous co\u00fbtent plus cher que l’achat d’un logiciel\u00a0SSE\u00a0est de calculer et de comparer les co\u00fbts. Vous pouvez obtenir un aper\u00e7u de ce processus ici : Calculer la profitabilit\u00e9\u00a0d’un logiciel\u00a0SSE.\u00a0<\/a><\/span><\/p>\n S’il s’av\u00e8re moins cher d’utiliser le logiciel (avec tous les avantages suppl\u00e9mentaires qu’il offre), vous devez le faire imm\u00e9diatement avant que vos feuilles de calcul ne posent plus de probl\u00e8mes.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Pour une petite entreprise ayant peu de pr\u00e9occupations en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9, le papier ou les feuilles de calcul peuvent encore \u00eatre la meilleure approche. Dans une entreprise o\u00f9\u00a0ces pr\u00e9occupations en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9, les audits, les \u00e9valuations des risques et les incidents se multiplient, les feuilles de calcul\u00a0montrent rapidement\u00a0leurs limites. Contactez\u00a0CONFORMiT\u00a0afin d\u2019obtenir de l’aide\u00a0pour\u00a0estimer vos co\u00fbts et voir si\u00a0vos\u00a0feuilles de calcul sont toujours la solution la plus \u00e9conomique.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0<\/span><\/p>\n \u00a0<\/span><\/p>\n \n1.\u00a0\u00c9nergivores sans remplacer le papier<\/strong><\/span><\/h2>\n
2. L’erreur (est) humaine<\/strong><\/span><\/h2>\n
3. \u00c9touffe la collaboration<\/strong><\/span><\/h2>\n
4. Processus demeurent manuels<\/strong><\/span><\/h2>\n
5. Preuve et responsabilit\u00e9 limit\u00e9e\u00a0<\/strong><\/span><\/h2>\n
Une solution infonuagique\u00a0\u00e0 la rescousse\u00a0<\/strong><\/span><\/h2>\n
Le logiciel de gestion\u00a0SSE..\u00a0\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n
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